Ochrana osobných údajov pre Microsoft Teams

Posledná aktualizácia: Marec 2023

My, Bionorica SE, sa zaväzujeme nielen chrániť vaše zdravie, ale aj chrániť vaše údaje a teda aj vaše súkromie. Táto politika ochrany osobných údajov je navrhnutá tak, aby vás informovala o

aké osobné údaje od vás zbierame, ukladáme, blokujeme, mažeme alebo inak spracovávame v priebehu našich telefónnych a video konferencií a ďalších online stretnutí pomocou (video) konferenčného riešenia "Microsoft Teams" (spoločne označované ako "spracovanie"),
účel, na ktorý používame tieto údaje,
ako môžete namietať proti použitiu týchto údajov alebo odvolať svoj súhlas a
aké práva máte ako subjekt údajov, napr. ako môžete odvolať svoj vyhlásený súhlas a uplatniť ďalšie práva na informácie, opravu, námietku a vymazanie vo vzťahu k vašim údajom.

1. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov a s kým sa môžem skontaktovať?

"Správca" (údajov), ako je definovaný v GDPR (Všeobecné nariadenie o ochrane údajov), je:

Bionorica SE
Kerschensteinerstr. 11-15
92318 Neumarkt, Nemecko
Telefón: +49 (0) 9181 231-90
Fax: +49 (0) 9181 231-265
E-mail: info@bionorica.de

S naším firemným dôverníkom pre ochranu údajov sa môžete skontaktovať e-mailom na datenschutz@bionorica.de alebo poštou na vyššie uvedenú adresu na "Dôverníka pre ochranu údajov".

2. Rozsah platnosti

Táto politika ochrany osobných údajov sa vzťahuje na používanie (video) konferenčného riešenia "Microsoft Teams" vo svojich variantách pre stolné počítače, mobilné zariadenia a prehliadače. Pri tom používame "Microsoft Teams" na vykonávanie našej bežnej kancelárskej komunikácie, interných a externých telefónnych a video konferencií, pracovných pohovorov, webinárov a/alebo iných online stretnutí (ďalej len: online stretnutia). "Microsoft Teams" je služba poskytovaná spoločnosťou Microsoft Corporation, ktorá má sídlo v Írsku.

Poznámka: Ak otvoríte webovú stránku "Microsoft Teams", za spracovanie údajov je zodpovedný poskytovateľ "Microsoft Teams". Avšak prístup na webovú stránku je potrebný iba na stiahnutie softvéru pre použitie "Microsoft Teams". Ak nechcete alebo nemôžete používať aplikáciu "Microsoft Teams", môžete "Microsoft Teams" používať aj prostredníctvom vášho prehliadača. Služba bude potom tiež poskytovaná prostredníctvom webovej stránky "Microsoft Teams".

Vyhradzujeme si právo kedykoľvek zmeniť túto politiku ochrany osobných údajov s účinnosťou do budúcnosti. Aktuálna verzia je k dispozícii na našej webovej stránke. Pravidelne navštevujte našu webovú stránku, aby ste sa oboznámili s platnými ustanoveniami o ochrane údajov.

3. Aké zdroje a údaje používa Bionorica SE?

Spracovávame osobné údaje, ktoré dostávame v priebehu našich online stretnutí pomocou "Microsoft Teams". Rozsah údajov tiež závisí od údajov, ktoré poskytnete pred alebo počas účasti na online stretnutí.

Osobné údaje, ktoré spracovávame, zahŕňajú najmä:

Používateľské údaje (napr. zobrazované alebo používateľské meno, profilový obrázok (voliteľné), preferovaný jazyk, e-mailová adresa ak je to príslušné).
Súbory denníka, protokolové údaje
Textové, zvukové a obrazové údaje (môžete mať možnosť použiť funkciu chatu počas online stretnutia. V tomto ohľade sa spracovávajú textové záznamy, ktoré vytvárate, aby sa zobrazovali v online stretnutí. Aby bolo možné zobraziť video a prehrať zvuk, údaje z mikrofónu vášho zariadenia a z prípadnej videokamery zariadenia sa spracovávajú počas trvania online stretnutia. Kameru alebo mikrofón môžete kedykoľvek vypnúť alebo stlmiť prostredníctvom aplikácií "Microsoft Teams").
Metadata (napr. IP adresa, čas účasti, ID stretnutia, poloha, telefónne číslo, informácie o zariadení/hardvéri)
Pri pripojení telefónom (napr. informácie o prichádzajúcom a odchádzajúcom telefónnom čísle, názov krajiny, začiatok a koniec. Ak je to potrebné, môžu byť uložené ďalšie údaje o pripojení, ako je IP adresa zariadenia).
Na základe právneho názoru orgánu ochrany údajov, ktorý je pre nás zodpovedný, sa všeobecne zdržiavame nahrávania online stretnutí (pozri časť 5). Ak by takéto nahrávanie prebehlo v jednotlivých prípadoch, napr. na vašu výslovnú žiadosť a s vaším výslovným súhlasom, údaje budú spracované vo forme nahrávok videa, zvuku a prezentácií.

Aby ste sa mohli zúčastniť online stretnutia alebo vstúpiť do miestnosti stretnutia, musíte poskytnúť aspoň používateľské meno pre príslušné online stretnutie. Samozrejme, môžete tiež zadať "Hosť" alebo "Anonymný", napríklad.

4. Účely spracovania a právny základ

Osobné údaje spracovávame v súlade s ustanoveniami Európskeho všeobecného nariadenia o ochrane údajov (EÚ GDPR) a Nemeckého federálneho zákona o ochrane údajov (BDSG) na nasledujúcich právnych základoch:

4.1. Na plnenie zmluvných záväzkov (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR)

Spracovanie údajov prebieha v rámci uzatvorených zmlúv (napr. pracovné zmluvy, zákaznícke zmluvy) na realizáciu predzmluvných opatrení, ktoré prebiehajú na žiadosť tretích strán (napr. uchádzači, iniciovanie obchodného kontaktu), alebo na realizáciu všetkých činností potrebných pre prevádzku a/alebo administráciu farmaceutickej spoločnosti (napr. marketingové diskusie, školenia).

4.2. Na účely oprávnených záujmov (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR)

Ak je to potrebné, spracovávame osobné údaje nad rámec skutočného plnenia zmluvy na ochranu našich oprávnených záujmov. Naším oprávneným záujmom pri spracovaní údajov je viesť moderné komunikačné možnosti prostredníctvom online stretnutí, informovať účastníkov a efektívne a efektívne s nimi spolupracovať (napr. diskusie o odborných témach, vykonávanie obchodných činností). V záujme našich zamestnancov, obchodných partnerov a ďalších tretích strán sme implementovali "Microsoft Teams" tak, aby bol šetrný k ochrane údajov, a zdržiavame sa zbierania a ukladania údajov, ktoré nie sú potrebné.

4.3. Na základe vášho súhlasu (čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR)

Ak ste nám dali súhlas na spracovanie osobných údajov pre konkrétne účely (napr. nahrávanie online stretnutia), zákonnosť tohto spracovania je založená na vašom súhlase.

Udelený súhlas môže byť kedykoľvek odvolaný. To platí aj pre odvolanie vyhlásení súhlasu, ktoré boli nám dané pred nadobudnutím účinnosti GDPR. Upozorňujeme, že odvolanie súhlasu neovplyvňuje zákonnosť spracovania, ktoré prebiehalo až do bodu odvolania.

Odvolanie súhlasu môže byť urobené bezplatne a neformálne na naše kontaktné údaje uvedené v časti 1. V prípade odvolania telefonicky vás môžeme požiadať o dodatočný dôkaz o vašej totožnosti iným spôsobom.

5. Dochádza k nahrávaniu počas online stretnutia?

Funkcia video konferencie "Microsoft Teams" nám umožňuje ponúknuť vám účasť na našich online stretnutiach prostredníctvom videa a/alebo zvuku. V zásade sa udalosť nenahráva.

Výnimočne môže nahrávanie prebiehať výlučne na základe vášho dobrovoľného súhlasu, ktorý ste dali vopred. Pre takéto výnimočné prípady sa vopred poskytujú podrobné informácie o plánovanom spracovaní údajov (vrátane doby uchovávania a skupiny príjemcov).

6. Do akej miery sa uplatňuje automatizované rozhodovanie v jednotlivých prípadoch?

V zásade nepoužívame plne automatizované rozhodovanie podľa článku 22 GDPR na uskutočňovanie online stretnutí prostredníctvom "Microsoft Teams”. Ak tieto postupy použijeme v jednotlivých prípadoch, informujeme vás o tom samostatne, ak to vyžaduje zákon.

7. Kto dostane moje údaje?

Online stretnutia - ako aj stretnutia osobne - sa používajú na zdieľanie informácií s tretími stranami. Osobné údaje sa pri používaní online stretnutí primárne prenášajú na ostatných účastníkov.

Okrem toho dostanú prístup k vašim údajom tie úrady a oddelenia v rámci Bionorica SE, ktoré potrebujú vaše údaje na plnenie svojich povinností, napr. IT oddelenie v prípade porúch.

Poskytovatelia služieb, ktorých používame a ktorí boli starostlivo vybraní a kontrolovaní, môžu tiež dostávať údaje pre tieto účely, ale pri tom sú povinní dodržiavať požiadavky na ochranu údajov, ktoré sa na nás tiež vzťahujú v rámci takzvaného spracovania na objednávku. Toto môžu byť napríklad spoločnosti v sektoroch IT služieb a telekomunikácií.

Poskytovateľ "Microsoft Teams" nevyhnutne získava vedomosti o vyššie uvedených údajoch, pokiaľ je to stanovené v rámci našej zmluvy o spracovaní údajov s Microsoftom. Prenos na iných príjemcov mimo Bionorica SE prebieha iba v prípade, že existuje právny základ (napr. právna povinnosť, súhlas, oprávnený záujem, atď.).

8. Sú údaje prenášané spoločnostiam v tretích krajinách alebo medzinárodnej organizácii?

"Microsoft Teams" je súčasťou Microsoft Office 365 a služba ponúkaná európskou pobočkou spoločnosti Microsoft Corporation so sídlom v USA. Spracovanie údajov s Office 365 je založené na hranici údajov EÚ Microsoft na serveroch v dátových centrách Európskej únie v Írsku a Holandsku.

Avšak nemôžeme úplne vylúčiť možnosť, že spoločnosť Microsoft Corporation alebo americké bezpečnostné orgány budú mať prístup k okolnostiam a obsahu komunikácie prostredníctvom Microsoft Teams. Spoločnosť Microsoft Corporation môže tiež mať prístup k údajom v rámci vzdialenej údržby. Pre tento účel prístupu sme implementovali funkciu "Customer Lock Box" v Office 365. Každý prístup požadovaný v rámci vzdialenej údržby je nami kontrolovaný v každom jednotlivom prípade. Ak je nami povolený, takýto prístup môže byť poskytnutý aj pobočkami spoločnosti Microsoft mimo Európskej únie. Ak však môžu údaje spracovávať aj Microsoft mimo EÚ, prijímame primerané a rozumné opatrenia na zabezpečenie primeranej úrovne ochrany údajov, napríklad uzatváraním takzvaných štandardných zmluvných doložiek EÚ.

Microsoft si vyhradzuje právo spracovávať údaje o používaní pre svoje vlastné oprávnené obchodné účely. Nemáme vplyv na toto spracovanie údajov spoločnosťou Microsoft. Pokiaľ "Microsoft Teams" spracováva osobné údaje v súvislosti s oprávnenými obchodnými účelmi, Microsoft je nezávislým správcom údajov pre tieto činnosti spracovania údajov a ako taký je zodpovedný za dodržiavanie všetkých platných predpisov o ochrane údajov. Ak potrebujete informácie o spracovaní údajov spoločnosťou Microsoft, prosím, odkazujte sa na príslušné vyhlásenie spoločnosti Microsoft alebo sa priamo obráťte na Microsoft. Informácie o tom nájdete tu:

https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-privacy

9. Ako dlho budú moje údaje uchovávané?

Vaše osobné údaje spracovávame iba tak dlho, ako je to potrebné na splnenie vyššie uvedených účelov spracovania. Ak údaje už nie sú potrebné na splnenie vyššie uvedených účelov spracovania, budú vymazané, pokiaľ ich ďalšie spracovanie - po obmedzenú dobu - nie je potrebné na nasledujúce účely:

Splnenie povinností uchovávania podľa obchodného a daňového práva: Mali by byť spomenuté Nemecký obchodný kódex (HGB) a Zákon o prevencii prania peňazí (GwG). Uvedené lehoty pre uchovávanie a dokumentáciu sú až desať rokov.
Zachovanie dôkazov v rámci štatutárnych ustanovení o premlčaní. Podľa paragrafov 195 a nasl. Nemeckého občianskeho zákonníka (BGB) môžu tieto lehoty premlčania byť až 30 rokov, pričom bežná lehota premlčania je tri roky.

Nasledujúce operácie spracovania sú uchovávané po explicitne definovanú dobu:

Prihlasovacie údaje a IP adresy sú vymazané najneskôr po 90 dňoch.
Obsah chatu v rámci online stretnutia sa zaznamenáva pri používaní "Microsoft Teams" a zostáva v históriách chatu všetkých účastníkov stretnutia.
Nahrávky online stretnutí sa automaticky vymažú po 60 dňoch.

10. Aké práva mám ako subjekt údajov?

Ako subjekt údajov máte právo na prístup podľa článku 15 GDPR. V prípade žiadosti, ktorá nie je podaná písomne, môžeme vás požiadať o dodatočný dôkaz o vašej totožnosti iným spôsobom. Máte tiež právo na opravu podľa článku 16 GDPR, právo na vymazanie podľa článku 17 GDPR, právo na obmedzenie spracovania podľa článku 18 GDPR a právo na prenosnosť údajov podľa článku 20 GDPR. Pokiaľ ide o právo na prístup a právo na vymazanie, platia obmedzenia uvedené v paragrafoch 34 a 35 BDSG. Máte tiež právo podať sťažnosť u príslušného dozorného orgánu pre ochranu údajov (článok 77 GDPR v spojení s paragrafom 19 BDSG).

Máte tiež právo namietať podľa článku 21 GDPR a môžete kedykoľvek bez udania dôvodov namietať proti spracovaniu osobných údajov na základe článku 6 ods. 1 písm. e alebo f GDPR.

Neutrálny pohlavne znenie: Z